Ngày 24 tháng 12 năm 2025, Việt Nam đã ghi nhận một bước tiến quan trọng trong quá trình số hóa quan hệ lao động với việc ban hành Nghị định số 337/2025/NĐ-CP (“Nghị định 337”), qua đó thiết lập khuôn khổ pháp lý toàn diện cho Hợp đồng lao động điện tử (“HĐLĐĐT”). Mặc dù Bộ luật Lao động đã ghi nhận giá trị pháp lý của hợp đồng lao động được giao kết bằng phương tiện điện tử kể từ năm 2021, song trên thực tế, việc thiếu các quy định hướng dẫn chi tiết đã khiến hình thức hợp đồng này chưa được triển khai rộng rãi.

Nghị định 337 trực tiếp khắc phục khoảng trống pháp lý này bằng việc đưa ra các tiêu chuẩn pháp lý và yêu cầu kỹ thuật rõ ràng đối với hiệu lực, việc giao kết, đăng ký, quản lý và giám sát HĐLĐĐT. Nghị định đặc biệt chú trọng đến các cơ chế xác thực chặt chẽ, bảo vệ dữ liệu và an toàn thông tin, qua đó tăng cường tính chắc chắn pháp lý và sự minh bạch trong vận hành cho người sử dụng lao động khi chuyển sang áp dụng hợp đồng lao động điện tử tại Việt Nam.

1. Công nhận pháp lý và hiệu lực của hợp đồng lao động điện tử

        Theo Nghị định 337, HĐLĐĐT được công nhận rõ ràng là có giá trị pháp lý tương đương với hợp đồng lao động bằng văn bản giấy, với điều kiện tuân thủ đầy đủ các yêu cầu theo quy định pháp luật. Mặc dù sự khẳng định này góp phần gia tăng tính chắc chắn pháp lý, tuy nhiên, khả năng thực thi của HĐLĐĐT vẫn phụ thuộc chặt chẽ vào việc tuân thủ đồng thời các quy định của pháp luật lao động và pháp luật về giao dịch điện tử.

         HĐLĐĐT được thiết lập và giao kết thông qua eContract có kết nối kỹ thuật với Nền tảng Hợp đồng lao động điện tử quốc gia do Bộ Nội vụ quản lý. Nền tảng này đóng vai trò là hạ tầng tập trung cho việc đăng ký, cấp mã định danh HĐLĐĐT, lưu trữ, giám sát và quản lý thống nhất HĐLĐĐT trên phạm vi toàn quốc.

         Cả người sử dụng lao động và người lao động đều phải được xác định và xác thực danh tính hợp lệ trên cơ sở các giấy tờ pháp lý theo quy định. Đối với người sử dụng lao động, việc xác thực cần phản ánh chính xác tư cách pháp lý của doanh nghiệp cũng như thẩm quyền của người đại diện theo pháp luật. Chữ ký số và dịch vụ đóng dấu thời gian là yêu cầu bắt buộc đối với cả hai bên, đồng thời là điều kiện để bảo đảm hiệu lực và khả năng thực thi của HĐLĐĐT.

        Trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác, HĐLĐĐT có hiệu lực tại thời điểm bên ký cuối cùng hoàn tất việc ký điện tử.

2. Nghĩa vụ tuân thủ của người sử dụng lao động và yêu cầu về bảo vệ dữ liệu

        Nghị định 337 đặt trách nhiệm trọng tâm lên người sử dụng lao động trong việc triển khai và quản lý HĐLĐĐT một cách hợp pháp trong suốt vòng đời của hợp đồng. Người sử dụng lao động có quyền đăng ký và quản lý HĐLĐĐT trên Nền tảng Hợp đồng lao động điện tử, nhưng đồng thời phải bảo đảm việc tuân thủ liên tục các quy định pháp luật có liên quan.

        Các nghĩa vụ trọng yếu bao gồm: lưu trữ an toàn dữ liệu hợp đồng; thực hiện đầy đủ và chính xác các nghĩa vụ khai báo, báo cáo về lao động; phối hợp với các nhà cung cấp eContract được cấp phép và cơ quan nhà nước có thẩm quyền; tổ chức đào tạo và hỗ trợ kỹ thuật cho người lao động; và kịp thời báo cáo các sự cố phát sinh liên quan đến an toàn thông tin hoặc dữ liệu.

        Bảo vệ dữ liệu là một trụ cột trung tâm của Nghị định 337. Dữ liệu HĐLĐĐT phải được lưu trữ, xử lý và khai thác theo cách bảo đảm tính bảo mật, toàn vẹn và khả dụng, phù hợp với các quy định của pháp luật Việt Nam về bảo vệ dữ liệu cá nhân và an ninh mạng. Các bên giao kết có trách nhiệm bảo mật thông tin truy cập, trong khi các nhà cung cấp dịch vụ hợp đồng điện tử được cấp phép phải duy trì kết nối kỹ thuật an toàn và ổn định với Nền tảng Hợp đồng lao động điện tử. Các hệ thống kết nối phải đáp ứng các tiêu chuẩn kỹ thuật áp dụng, bao gồm yêu cầu đạt mức độ an toàn thông tin tối thiểu Cấp độ 3 theo quy định của pháp luật Việt Nam.

3. Tác động thực tiễn đối với Người sử dụng lao động

        Từ góc độ thực tiễn, Nghị định 337 giúp nâng cao đáng kể tính chắc chắn pháp lý và hiệu quả vận hành của HĐLĐĐT. Việc bắt buộc sử dụng chữ ký số, sử dụng dịch vụ cấp dấu thời gian và các nhà cung cấp dịch vụ hợp đồng điện tử được cấp phép góp phần củng cố giá trị chứng cứ của HĐLĐĐT, tạo thuận lợi cho việc chứng minh sự tồn tại của hợp đồng, thời điểm giao kết và ý chí ràng buộc của các bên trong các tranh chấp lao động. Đồng thời, việc cấp mã định danh hợp đồng lao động điện tử duy nhất cho phép quản lý tập trung và thống nhất hợp đồng lao động cùng toàn bộ tài liệu liên quan, qua đó giảm thiểu rủi ro sai lệch, trùng lặp hoặc lỗi kiểm soát phiên bản. Những lợi ích này tiếp tục được củng cố thông qua Nền tảng Hợp đồng lao động điện tử, nền tảng này cung cấp một khuôn khổ tiêu chuẩn hóa và có khả năng liên thông cho việc quản lý hợp đồng và bảo mật thông tin, đồng thời hỗ trợ tích hợp với các thủ tục hành chính nhà nước khác như báo cáo lao động và thủ tục cấp giấy phép lao động, qua đó nâng cao hiệu quả tuân thủ cho doanh nghiệp.

Nghị định 337 thiết lập một khuôn khổ pháp lý rõ ràng cho HĐLĐĐT tại Việt Nam, đồng thời đặt ra các yêu cầu tuân thủ và nghĩa vụ bảo vệ dữ liệu ở mức độ cao hơn đối với người sử dụng lao động. Tuy nhiên, do Nghị định 337 chưa được triển khai đầy đủ trên thực tế, việc áp dụng dự kiến sẽ gặp không ít thách thức, đặc biệt trong bối cảnh yêu cầu bắt buộc sử dụng các hệ thống có kết nối với Nền tảng Hợp đồng lao động điện tử và các nhà cung cấp eContract được cấp phép. Do đó, doanh nghiệp cần theo dõi sát sao các diễn biến tiếp theo và chủ động đánh giá mức độ sẵn sàng tuân thủ trước khi triển khai HĐLĐĐT.

Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm: Bản cập nhật pháp lý này được cung cấp nhằm mục đích thông tin chung và không cấu thành ý kiến tư vấn pháp lý cho bất kỳ quyết định kinh doanh, thương mại hoặc tuân thủ pháp luật nào. LNT & Partners không chịu trách nhiệm đối với bất kỳ sự phụ thuộc hoặc áp dụng nào dựa trên thông tin được nêu tại đây. Để được tư vấn cụ thể hoặc hỗ trợ pháp lý liên quan đến HĐLĐĐT, chuyển đổi số trong quản trị nhân sự hoặc tuân thủ pháp luật lao động tại Việt Nam, Vui lòng liên hệ luật sư của chúng tôi, bà Hoàng Nguyễn Hà Quyên, qua địa chỉ email: Quyen.Hoang@LNTpartners.com.